5 tipů pro maximalizaci přítomnosti hostů na vašich akcích

Bez ohledu na událost a její přitažlivost: nejste imunní vůči poloprázdnému pokoji! Profesionální akce (semináře, konvence, tiskové konference nebo koktejlové večírky) jsou čím dál víc početnější a originálnější a lidé stále častěji žádají. Obdržíte pravidelné e-mailové pozvánky na události, na které se přihlašujete, ale nejste na konci: tato představa se v takovém případě nazývá « ne zobrazit », tj. Míra hosté, kteří přišli na vaši událost. Dokonce říká, že v Paříži jsme blízko 50%! Takže, jak děláte vaši událost nutnou událostí, kterou lidé opravdu chtějí přijít? Nepanikař ! YEMP pro dané stopy:

1 / Představte si své akce

Naplánujte si retrogramový plán a připravte svou akci co nejdříve, nejméně měsíc, abyste měli co nejvíce času pro své hosty, aby předpověděli jejich příchod ve vztahu k jejich programu. Také budete muset najít nejvhodnější a nejatraktivnější místo, catering, technické nebo audiovizuální služby a zábavu, které nejvíce odpovídají vašim očekáváním a cílům. Ale nejdůležitější: najít datum, které bude vyhovovat největšímu počtu! Vyhněte se za každou cenu školní prázdniny, večery velkých akcí (sportovní či politické), předvečer svátků. Využijte v úterý nebo ve čtvrtek a utečte v pátek: hosté nebo spolupracovníci se jistě radši vrátí domů po velkém pracovním týdnu.

pour éviter le "no show" lors de vos événements, choisissez une bonne date

2 / OBSAH ZVÝŠENÍ

Chcete-li, aby vaše akce byly atraktivní, zvážit posílení jejich důvěryhodnosti nebo zdůraznění výhod účasti: pozvat například externí řečníky, konzultanty nebo vůdce kulatých stolů … vidět lid, “talent”. Mnoho bývalých sportovců zasahuje, aby motivovalo nebo nabízelo zapojení projevů na seminářích nebo konvencích. Další způsoby, jak vylepšit vaše akce: soutěž s příslibem hodně, originální dobroty, soukromá show humoru nebo hudební vystoupení, originální animace …. Na YEMP najdete desítky!

3 / DISTRIBUJTE VÁŠ POZNÁMKY DOBRÝMI ​​KANALY

Obsah vaší události a průběh dne jsou připraveny, je načase rozdávat pozvánku vašim zaměstnancům, zákazníkům nebo vyhlídkám se všemi potřebnými a cennými informacemi (více informací naleznete v našem článku o odborných pozváních). info). Chcete-li maximalizovat své šance, nechte pozvánku předat vašim partnerům nebo vaší profesionální a osobní síti. Pokud stále chcete zvýšit svůj dosah, oslovte správné lidi nákupem kontaktních databází nebo předáním událostí na platformách jako EventBrite (což vám umožní lépe zvládat odpovědi)

pour éviter le "no show" lors de vos événements, diffusez votre invitations en multipliant les canaux de diffusion

4 / RELAX VAŠE HOSTY

Bez ohledu na velikost nebo důležitost vaší události je třeba, abyste museli hosty vyzvat účastníky – a někdy přesvědčit neochotné. Uložte si připomenutí s datem odeslání pozvánky, datem telefonu a návratu hosta. “Potvrďte” účastníkům potvrzujícím email, em a nezapomeňte připomenout hosty události před dvěma dny prostřednictvím řešení pro odesílání SMS například.

5 / ODPOVĚĎ VE DNECH ANALÝZA

Je to velký den, a určitě jste strávil den, kdy jste se připravovali. Určitě jste také dostali několik e-mailů nebo telefonátů na zrušení … ale ponechte energii, abyste přivítali účastníky: identifikujte nováčky a aktualizujte svůj seznam hostů, abyste mohli zhodnotit přítomnost a nepřítomnosti. Zavolejte na druhý den, abyste mohli pochopit vaši míru “žádné show” tím, že vám vysvětlíte, proč konečně nepocházejí. To by mohlo být velmi užitečné pro organizaci a úpravu nadcházejících událostí!

Existují samozřejmě mnoho dalších způsobů, jak maximalizovat přítomnost hostů. Pokud byste chtěli vědět víc, neváhejte kontaktovat společnost YEMP, abyste využili naše odborné znalosti v organizaci akcí!

Julien Masson

En charge du webmarketing et de la communication de YEMP. Il a rejoint l'équipe en mars 2017 après avoir officié dans des groupes médias comme TF1 ou Canal +.